GESTIÓN COMERCIAL
Presupuesto, nota de venta y recibo: cuándo usar cada uno
Cotizar, concretar una venta y cobrar son momentos distintos. Elegir el documento adecuado te permite seguirlos sin confundir el dinero esperado con el dinero recibido.
Presupuesto: lo que ofrecés
Detallá qué incluye el trabajo o producto, cuántas unidades, precio y vigencia de la oferta. Usá el número del presupuesto al conversar con el cliente. Si cambia el alcance antes de aceptar, dejá clara la nueva versión para evitar malentendidos.
Nota de venta: lo que registrás al vender
Cuando se concreta la operación, registrá los ítems entregados o el servicio acordado. Si se vende a crédito, anotá el saldo y el plazo. Una nota comercial no reemplaza un comprobante fiscal exigible: consultá qué documento fiscal corresponde a tu actividad.
Recibo: lo que efectivamente cobraste
Por cada pago, anotá fecha, importe, medio de pago y referencia de la operación si existe. Entregá el recibo y actualizá el saldo. Si ofrecés un servicio sin venta registrada previamente, podés llevar el seguimiento de ese servicio y sus abonos por separado.
Un ejemplo de Gs. 450.000
Enviás un presupuesto por Gs. 450.000. El cliente acepta y entrega Gs. 150.000. El recibo inicial acredita Gs. 150.000 y queda un saldo de Gs. 300.000. Cuando abone el resto, generás otro recibo por Gs. 300.000, sin duplicar el importe original de la venta.